Verkeerd management

De conclusies van het rapport "Grip op ICT" zijn stevig: er ging te weinig informatie naar college en directie, de regiegroep die de opdrachten moest geven functioneerde niet, onvoldoende risicomanagement, wisselvallige prestaties, onduidelijke verwachtingen, geen aandacht voor ontwikkeling van de organisatie, mensen zitten op een verkeerde plek, het personeel wordt niet gehoord. Daar wordt je niet vrolijk van. Over de oorzaak is het rapport heel helder: verkeerd management. Het gevolg is dat er een onveilige werksituatie ontstaan. De hoge werkdruk rond het opleveren van het nieuwe stadhuis heeft gezorgd dat veel medewerkers van de afdeling ziek zijn geworden. Het oplossen van de problemen kost ons de komende jaren veel geld. Verantwoordelijk wethouder Grijsen heeft daarover publiekelijk spijt betuigd. Die excuses hebben wij aanvaard. 

Aandachtspunten voor de reorganisatie

Dus is het tijd om vooruit te kijken en te zorgen dat dit soort problemen in de toekomst worden voorkomen. Het college heeft onlangs aangegeven hoe ze de aanbevelingen van de onderzoekers gaat uitvoeren. Dat plan is op 20 januari in de raadstafel besproken. We hebben bij de bespreking drie aandachtspunten meegegeven die we kort zullen toelichten.

1. Betrek de gemeenteraden op een goede manier

De gemeenteraden van Deventer, Olst-Wijhe en Raalte worden betrokken bij het vaststellen van een nieuwe I-visie, waarin we vastleggen hoe we aankijken tegen ICT (of iets breder: informatievoorziening) en welke ontwikkelingen we de komende jaren verwachten. Het plan is wat onduidelijk over hoe de gemeenteraden betrokken gaan worden. Bij de vaststelling moet duidelijk zijn wat er van de gemeenteraden wordt verwacht. Het probleem is dat de gemeenteraad niet bestaat uit ICT deskundigen. We kunnen doelen en succescriteria alleen op heel abstract niveau vaststellen. Bijvoorbeeld wat het betekent voor onze dienstverlening: zoveel mogelijk online.

2. Zet een flexibele ICT organisatie neer 

Kenmerk van ICT is snel veranderingen en korte horizon. Het ICT-beleid moet daarmee om kunnen gaan. Wij missen het aspect flexibiliteit in de aanpak. De oplossing ligt niet in dichtgetimmerde procedures en een strak uitgelijnde organisatie. De werkzaamheden en prioriteiten moeten continu bijgesteld en geactualiseerd worden. Plannen maken voor 6 maanden, de eerste 3 maanden daadwerkelijk uitvoeren en dan opnieuw plannen maken voor 6 maanden en de eerste 3 maanden uitvoeren, enzovoort. Die flexibiliteit wordt van de hele organisatie gevraagd maar nog veel meer van de I-werkorgansiatie die daar volop onderdeel van is. Wij willen dat bij de verdere uitwerking duidelijk wordt hoe die broodnodige flexibiliteit in de nieuwe structuur vorm krijgt.

3. Geef cultuurverandering de hoogste prioriteit

De verandering van de cultuur staat als laatste puntje genoemd bij de werkgroep die zich met de organisatie bezig gaat houden. Daarmee lijkt het een ondergeschoven kindje. Terwijl deze volgens ons centraal zou moeten staan. De I-werkorganisatie heeft in de kou gestaan. Signalen van hoge werkdruk, van projecten die spaak liepen, werden niet opgepikt door het management. Het vertrouwen tussen werkvloer en management is geschaad. Juist op dat punt is veel werk te verrichten. Het is van groot belang om een cultuur te creëren van onderling vertrouwen en commitment aan de doelstellingen. Dat commitment en vertrouwen moet juist ook vanuit management en bestuur komen. Zodat de werkvloer gezien en gehoord wordt en de kennis en kwaliteiten die daar aanwezig zijn worden erkend. Als die omslag niet lukt, is het wachten op het eerstvolgende incident.

Tempo maken met de nieuwe ICT organisatie

Wethouder Grijsen gaat de komende maanden aan de slag om de nieuwe I-visie en de nieuwe I-werkorganisatie vorm te geven. De problemen hebben lang genoeg geduurd, dus ze mag van ons tempo maken. Voor de zomer moet alles zijn afgerond. We zullen in de gaten houden of onze aandachtspunten in het proces voldoende worden meegenomen. In de hoop dat tegenvallers door slecht management in ICT ons in de toekomst bespaard blijven.

Arie de Niet en Jasper Buist